Contoh Surat Tugas Bimbingan Teknis yang Mudah dibuat

Sebelum berkembangnya bentuk-bentuk teknologi komunikasi yang lebih canggih, penggunaan jasa pos merupakan salah satu sarana komunikasi jarak jauh yang digunakan oleh masyarakat umum. Walaupun zaman kita sudah semakin maju dan modern, namun keberadaan surat tetap sangat penting terutama dalam kaitannya dengan proses formal.

Salah satu bukti yang berguna dari pesanan bisnis formal adalah surat tugas tertulis. Jika Anda perhatikan lebih dekat, Anda akan menemukan bahwa ada banyak jenis surat tugas lainnya, termasuk organisasi, bisnis, pendidik, dan banyak lainnya salah satunya adalah surat kuasa. 

Jika Anda akan membaut surat kuasa, maka Anda bisa melihat contoh dibawah ini akan dibahas mengenai pengertian surat kuasa dan fungsiya, serta penjelasan lebih dalam mengenai cara pembuatan dan contohnya. 

Pengertian Surat Tugas

Mengacu pada surat yang memberikan instruksi kepada pekerja untuk  melakukan kunjungan berpartisipasi dalam kegiatan, atau menghadiri acara tertentu. Ada juga tugas staf pekerjaan yang termasuk dalam beberapa tawaran pekerjaan. 

Korporasi itu sendiri, atau lembaga yang mewakili individu atau badan, adalah entitas yang memiliki wewenang untuk mengeluarkan surat tugas. Surat tugas ini biasanya diserahkan kepada karyawan yang telah dipilih untuk mengambil posisi langsung oleh manajer atau atasan yang bertanggung jawab atas departemen.

Singkatnya, surat tugas adalah surat resmi yang harus digunakan oleh perusahaan untuk mendelegasikan tugas atau mandat. Surat ini berasal dari perusahaan. Selain itu, salinan surat ini perlu disimpan dalam file administrasi perusahaan.

Fungsi dan Ketentuan Surat Tugas

Anda harus mengetahui fungsi-fungsi berikut dari surat tugas untuk menggunakannya dengan benar:

Untuk menggunakan surat kuasa dengan benar, Anda harus mengetahui ciri-ciri surat kuasa berikut ini. Tujuan Penugasan Tujuan penugasan adalah mengarahkan bawahan untuk melakukan aktivitas kerja sesuai dengan norma yang ditentukan dalam dokumen. 

1.     Fungsi Surat Tugas

Surat tugas juga digunakan sebagai mekanisme pendelegasian yang mengikat secara hukum untuk mencegah pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab menyalahgunakan tugasnya. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tugas dijalankan dengan benar. 

Surat ini mempunyai tujuan tambahan yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan lain yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti: 

2.     Cara Menulis Tugas 

Tugas harus mencakup kop surat, tanggal, nomor surat, lampiran, subjek, isi, perihal isi, waktu untuk menyelesaikan, uraian tugas yang jelas, penyelesaian, pembuat keputusan dan lembaga atau nama terangdan stempel. 

3.     Memperhatikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas 

Penting untuk dicatat bahwa semua aktivitas memiliki batas waktu dan harus dipatuhi dengan ketat. Hanya karyawan yang diberi tugas sesuai dengan waktu yang diberikan yang dapat menyelesaikan tugas tersebut. 

Oleh karena itu, kesalahan atau keterlambatan tidak hanya mempengaruhi kinerja lembaga secara keseluruhan, tetapi juga memiliki efek merugikan lainnya. 

4.     Alat, Perlengkapan dan Dokumen Pendukung

Mematuhi aturan mengenai alat, perlengkapan dan dokumen penting yang harus dibawa selama bertugas untuk memastikan bahwa kegiatan dilakukan dengan benar dan semaksimal mungkin. 

Dalam banyak kasus perlengkapan juga merupakan komponen fundamental dalam proses penyelesaian tugas. 

5.     Memperhatikan Catatan Lain

Anda tidak hanya harus mempertimbangkan hal ini, tetapi jika atasan Anda memberi Anda komentar tambahan atau instruksi khusus tentang pekerjaan Anda, Anda harus melakukannya. 

Misalnya, petunjuk dasar yang harus diikuti sebelum memulai tugas dan persiapan lain yang diperlukan terkait tugas tersebut. 

6.     Selalu Memperhatikan Rekan satu Tim 

Saat mengumpulkan anggota non-tim, penting untuk berdiskusi dan berinteraksi dengan anggota tim lainnya tentang menyelesaikan tugas yang akan dilakukan bersama. 

Hal-Hal yang perlu diperhatikan dalam surat tugas

Membuat surat kuasa yang sah merupakan salah satu fungsi dari surat kuasa dan salah satu alasan mengapa jenis surat ini digunakan. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan persyaratan yang harus dicantumkan pada pesanan pembelian untuk menghindari masalah di kemudian hari. Di bawah ini adalah daftar informasi penting yang harus disertakan dalam surat tugas 

• Tanda pengenal manajer atau pejabat yang bertanggung jawab atas pendelegasian tanggung jawab, diawali dengan nama subjek data, jabatan dan nomor pegawai (jika ada). Masukkan nama dan alamat instansi yang memberikan nomor tersebut. 
• Nama pihak yang bertanggung jawab yang ditugaskan 
• Penjelasan rinci tentang tanggung jawab yang didelegasikan kepada Anda dan ruang lingkup tanggung jawab tersebut. 
• Lokasi dan waktu tertentu diperlukan untuk menyelesaikan tugas ini. Catat dengan jelas tanggal dan waktu pekerjaan yang tersisa. Sangat penting untuk melacak siapa yang melakukan apa dan jika ada masalah dengan pekerjaan itu pada waktu tertentu. 

Tidak diperbolehkan menulis surat tugas resmi secara sembarangan. Saat menulis surat tugas penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor termasuk: 

1.    Pembuka dan penutup Surat

Dalam bahasa dan bentuk formal. Selalu awali dan akhiri percakapan formal dengan salam formal. Contohnya adalah "Dengan hormat" dan hanya "yoroshiku onegaishimasu".

2.    Tujuan Surat

Isi surat tugas tidak perlu terlalu panjang atau berlebihan. Ringkas saja pokok-pokok surat tersebut secara singkat, padat dengan jelas dan jelas. Gunakan bahasa yang sederhana dan formal. 

3.    Bahasa yang Digunakan 

Surat Tugas menggunakan bahasa formal, sopan dan formal secara keseluruhan. Pastikan Anda menggunakan bahasa Indonesia yang benar dan akurat saat mengikuti koreksi ejaan (EYD). 

4.    Panjang surat

Panjang surat adalah aspek penting lainnya yang perlu dipertimbangkan. Sebuah pesanan pembelian biasanya satu halaman panjang. Jika ada lebih dari satu, biasanya ada lampiran yang memberikan gambaran tentang tugas yang harus diselesaikan. 

Pentingnya Surat Tugas untuk Berbagai Urusan

Memahami proses yang terlibat dalam komunikasi, terutama surat tugas, memerlukan pemahaman tentang contoh surat tugas yang efektif dan relevan. 

Seperti jenis surat resmi lainnya, surat tugasa juga memiliki persyaratannya sendiri yang harus dipenuhi agar sah. 

Dalam dunia bisnis, perkantoran dan jenis lembaga pemerintah lainnya sering menggunakan bukti tertulis sebagai salah satu bukti tertulis untuk mendukung perintah atau surat tugas yang diberikan kepada karyawan atau afiliasinya. 

1.    Prosedur Surat Tugas 

Jika pemberitahuan surat tugas Anda terdiri dari satu atau dua halaman, tetapi surat lamaran Anda hanya satu atau dua halaman, jangan lupa untuk mempersiapkannya dan memperhatika prosedur secara lengkapnya seperti dibawah ini:

2.    Mengidentifikasi Jenis Surat 

Langkah pertama dalam menyiapkan surat tugas adalah mengidentifikasi font yang akan digunakan. Dalam skenario ini, sebelum Anda mulai menulis, Anda harus memutuskan jenis surat apa yang ingin Anda tulis. Ada perbedaan antara surat resmi dan surat pribadi karena mereka menggunakan jenis bahasa yang berbeda dan memiliki persyaratan kata yang berbeda. Selain itu, surat tugas adalah salah satu surat resmi yang harus ditulis sesuai standar. 

3.    Gunakan pembukaan dan penutupan yang tepat dalam surat Anda. 

Ungkapan "Dengan hormat" sering digunakan sebagai salam pengantar di awal surat resmi. Bagian terakhir dari surat resmi berisi kata "menghormati" tetapi tidak ada informasi pribadi. 

4.    Menjelasakan Tujuan Utama Surat

Saat memulai surat tugas, penting untuk mencapai topik dengan cepat dan tidak menggunakan terlalu banyak kata. Saat menulis surat tugas resmi, sebenarnya lebih baik menjelaskan alasan Anda menulis surat itu sesegera mungkin.

5.    Cermat dalam pemakaian bahasa

Penting untuk menggunakan bahasa yang sopan saat menulis. Pastikan bahasa yang Anda gunakan adalah bahasa Indonesia, sopan dan mengikuti standar penulisan surat yang baik dan benar. Ini sangat penting untuk pesanan pembelian. 

6.    Panjang surat

Surat Kuasa adalah surat resmi dan harus ditulis singkat, jelas dan padat. Surat yang terlalu panjang tidak akan memengaruhi jumlah pembaca yang Anda harapkan. 

Format Surat Tugas

Tujuan dari surat tugas sangat bervariasi tergantung pada institusi tempat transfer dilakukan. Beberapa contoh surat tugas mengikuti format standar yang dapat Anda lihat di bawah ini. 

1.    Kop Surat

Di bagian atas surat ini terdapat nama, logo, dan alamat organisasi yang bertanggung jawab atas penugasan tersebut. Adanya Kop surat dalam surat itu menunjukkan bahwa dokumen tersebut telah dikerluarkan secara resmi. 

2.    Nomor dan Perihal Surat 

Bagian awal surat ini tidak hanya memudahkan penyampaian, tetapi juga memberikan ringkasan informasi yang terkandung dalam surat. 

3.    Identitas Pemberi Tugas 

Cantumkan nama dan jabatan orang yang memberikan tugas.

4.    Identitas PenerimaTugas

Berisi data pribadi tentang orang yang ditugaskan untuk tugas tersebut, seperti nama, alamat, jabatan, agensi, dan nomor karyawan. Bagian ini juga dapat berisi informasi lain tentang individu. 

5.    Uraian Pekerjaan 

Tuliskan persyaratan khusus yang harus dipenuhi oleh orang yang ditugaskan untuk tugas ini. 

6.    Lokasi dan Waktu

Sebutkan lokasi dan waktu kapan surat tugas harus selesai. 

7.    Penutup

Bagian akhir surat biasanya berisi kata penutup, tanggal surat ditulis, dan tanda tangan pemberi tugas. Bagian ini juga memuat tanggal surat itu ditulis. Jika yang memberikan tugas adalah instansi pemerintah, biasanya membubuhkan cap tanda tangan dari pihak yang memberikan tugas.

 

Contoh Surat Tugas

Contoh 1

KOP Sekolah

Berdasarkan surat Direktur Pendidikan Menengah dan Luar Biasa, Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi menetapkan nama-nama sebagai berikut: Jabatan : 

Nama :.... 

Jabatan :....... 

Sekolah :... 

Untuk mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis Pemenuhan Guru Pembimbing Khusu yang dijadwalkan pada…………… ………………… diadakan  secara daring. 

Sura tugas ini dibuat harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab

…………, …………… 2022 

Kepala

 

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .) 

 

Contoh 2 

KOP SEKOLAH

SURAT TUGAS

Nomor : ......./......./........../....../2022

 

Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Sekolah ........................................  UPT Pendidikan SD dan PAUDNI  Kecamatan ......................... Kabupaten ............................, dengan ini menugaskan kepada :

 

Nama                          : .............................................

NUPTK                       : ...............................................

Tempat, Tgl. Lahir   : ........................................... 

Jenis Kelamin           : ..........................................

Jabatan                       : Guru  / Operator Sekolah

 

Untuk mengikuti Kegiatan .................................., pada :

Hari/Tanggal            : ...............................

Waktu                         : ...............................

Tempat                       : ...........................................

 

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

 

......................,  .......................  2022

Kepala Sekolah

 

...........................................

NIP. .......................................

 

Kesimpulan dan penutup

Fungsi surat tugas ini membuat Staff atau karyawan dapat melaksanakan tugasnya secara sah jika diberi wewenang untuk melakukannya. Hal ini selanjutnya dapat mengurangi terjadinya peristiwa yang tidak perlu saat melakukan tindakan di masa mendatang. Selain itu, perjanjian tertulis dari manajemen atau pejabat yang berwenang memfasilitasi pendelegasian tanggung jawab kepada individu yang tepat dan bertanggung jawab. Karena didalam surat tugas berisi semua informasi yang relevan. 

Pertimbangan yang cermat harus diberikan pada penyusunan surat ini, karena surat tugas memainkan peran penting dalam keseluruhan lingkup pekerjaan. Selain itu, surat tugas adalah semacam dokumen resmi, yang berarti bahwa pembuatnya berkewajiban untuk mematuhi semua aturan dan prosedur yang berlaku. Ini akan membantu Anda menjaga keaslian tulisan Anda di kemudian hari.

Demikianlah penjelasan mengenai surat tugas dan contohnya. Jika Anda mengikuti sedang dalam kebutuhan menyimpan surat-surat berharga dalam perjanalan maka Anda  perlu memiliki jenis tas yang berkualitas bagus dan bisa digunakan dengan baik. Beragam jenis tas yang unik dari pabrikan yang paling direkomendasikan untuk pembuatan tas adalah CV. Oscas Indonesia. Oscas mampu membuat tas warna hitam berkualitas terbaik untuk memenuhi kebutuhan mulai dari tas seminar sampai tas hangout.