4 Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Event Organizer

Simak cara membuat struktur organisasi perusahaan event organizer yang baik agar setiap divisi bekerja sesuai fungsinya masing-masing.

Membentuk struktur organisasi perusahaan event organizer (EO)yang baik merupakan kunci sukses bisnis perencana acara.

Pasalnya, EO tidak bisa jalan secara individu melainkan harus kolektif. Jadi, perlu pengurus yang kompeten di setiap bidang agar semua terkoordinasi dengan baik.

Di satu sisi, perusahaan EO juga menyesuaikan jumlah anggotanya dengan budget. Jadi, struktur organisasi perusahaan satu dengan yang lainnya belum tentu sama.

Sebagai gambaran ada divisi apa saja di dalam struktur organisasi perusahaan event organizer, simak ulasan di bawah ini.

Struktur Organisasi Perusahaan Event Organizer

Berikut beberapa contoh struktur organisasi event organizer yang bisa kamu tiru sesuai kebutuhan:

Contoh Struktur Organisasi EO #1

Di atas adalah struktur organisasi paling sederhana dengan divisi operasional, keuangan, administrasi, dan pemasaran.[1] Tugas-tugasnya yaitu:

• Operasional pelayanan pengunjung - membuat rencana pengelolaan pengunjung acara, misalnya pintu masuk dan keluar, registrasi peserta dan pemberian informasi.
• Operasional pelayanan pendukung - bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang dan jasa pendukung kelancaran acara.
• Divisi keuangan - bertugas mengelola dan mencatat alur kas perusahaan meliputi penganggaran hingga pembelian.
• Divisi administrasi - mengurus administrasi event organizer yang berkaitan dengan acara, perekrutan, pemberian gaji, dan lain sebagainya.
• Divisi pemasaran - bertugas mempromosikan acara, menjual tiket atau suvenir, baik secara online maupun offline.

Contoh Struktur Organisasi EO #2

Contoh struktur organisasi perusahaan event organizer yang kedua lebih berfokus pada fungsi. Semua tim bekerja di bawah koordinator acara. Tugas-tugasnya yaitu:

• Koordinator acara - bertanggung jawab mengelola dan mengawasi setiap divisi di bawahnya serta memastikan acara tersebut berlangsung sesuai rencana.[2]
• Keuangan - mengelola keuangan untuk proyek acara yang sedang digarap.
• Artistik - membuat rancangan tata panggung, mencatat keperluan properti dan produksi sesuai kesepakatan dengan klien.
• Catering - bertanggung jawab atas penyediaan konsumsi dalam acara mulai jenis menunya, jumlah dan pengawasan.
• Legalitas - legal officer bertugas mengurus hal-hal yang berkaitan dengan hukum perusahaan dari sisi internal maupun eksternal.
• Audio visual - bertanggung jawab terhadap pengoperasian perangkat audio dan visual, contohnya kamera, mikrofon, speaker, dan lain-lain.
• Operasional - mengurus segala macam hal terkait kelancaran operasional ketika menangani sebuah acara seperti rundown acara.
• Promosi - menyebarluaskan informasi acara kepada masyarakat.

Contoh Struktur Organisasi EO #3

Struktur organisasi perusahaan event organizer ini cocok untuk EO yang punya tim sekaligus. Contohnya ada tim untuk seminar, eksibisi dan bazaar. 

Kalau jumlah orangnya terbatas, maka cukup bentuk tiga divisi untuk setiap acara, yang terdiri dari logistik, audio visual dan promosi.

Tugas-tugasnya yaitu:

• Logistik - menyiapkan perlengkapan acara dan bertanggung jawab menjaga keamanan barang-barangnya sampai dengan acara berakhir.
• Audio visual - seperti yang tadi dijelaskan, tugasnya mengoperasikan peralatan elektronik audio dan visual.
• Promosi - mempromosikan acara secara offline dan online.

Contoh Struktur Organisasi EO #4

Apabila tim EO kamu cuma terdiri dari segelintir orang, coba tiru struktur organisasi yang keempat. Untuk tim tambahan dan kru tinggal menggunakan jasa freelancer. Tugas-tugasnya yaitu:

• Direktur - memimpin dan mengarahkan perusahaan.
• General manager - manajer yang bertanggung jawab sebagai pengawas operasional perusahaan event organizer secara keseluruhan. 
• Koordinator acara & pemasaran - bertanggung jawab dan mengoordinasikan tim-tim yang ada di bawahnya.
• Tim acara (kru) - membantu koordinator acara mempersiapkan segala kebutuhan acara. Di dalamnya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa divisi. 
• Tim pemasaran - hanya diperlukan apabila proyeknya bersifat profit, misalnya untuk acara musik bertiket atau pameran.

Penutup

Barusan adalah beberapa contoh struktur organisasi perusahaan event organizer untuk berbagai kebutuhan. Tinggal pilih mana yang sesuai dengan SDM di perusahaan kamu.

Jika butuh vendor tas pembuatan suvenir promosi khususnya tas, kamu bisa hubungi OSCAS.CO.ID. Dapatkan tas dengan kualitas terbaik, yang juga dapat meningkatkan kepuasan klien terhadap layananmu.

Editor: Hikmat Prana