Contoh Rundown Acara Seminar dan Cara Membuatnya

Artikel kali ini membahas tentang contoh rundown acara seminar dan cara membuatnya. Ini bisa menjadi panduan bagi kamu yang hendak membuat acara.

Rundown adalah susunan acara yang dibuat secara sistematis demi kelancaran acara. Setiap kegiatan memiliki batas waktu supaya tidak molor.

Dalam sebuah seminar, pembuatan rundown biasanya menjadi tugas seksi bidang acara. Sebenarnya ini mudah, tetapi penuh yang perlu dipertimbangkan.

Untuk lebih jelasnya, langsung saja simak contoh dan ulasan lebih lengkapnya.

Contoh Rundown Acara Seminar 1

Pada tanggal 12 Desember 2022 akan diadakan seminar kewirausahaan oleh komunitas wirausaha mulai pukul 08.00–11.30. Berikut contoh rundown yang bisa dibuat:

Contoh Rundown Acara Seminar 2

Contoh kedua akan diadakan seminar nasional yang berlangsung mulai pukul 07.00–15.50. Berikut contoh rundown yang bisa dibuat:

Silakan salin dan gunakan contoh rundown acara seminar tadi seperlunya untuk acara kamu. Jika ingin membuatnya sendiri, ikuti panduan di bawah ini.

Cara Membuat Rundown untuk Acara Seminar

Berikut langkah-langkah membuat rundown acara seminar yang baik dan benar:

1. Tentukan Durasi Seminar

Pertama, kamu harus tahu dulu berapa lama acaranya akan berlangsung. Biasanya ini sudah disepakati di awal bersama panitia yang lain.

Ini berguna untuk menyesuaikan jumlah dan durasi setiap kegiatan supaya efektif.

2. Buat Daftar Kegiatan

Langkah kedua yaitu membuat daftar kegiatanlengkap sesuai tema seminarnya.

Cari tahu identitas pengisi acaranya, tamu undangan yang harus mengisi sambutan dan lain sebagainya.

Di sini kamu belum perlu mencantumkan jam dan durasi. Urutkan kegiatannya terlebih dahulu mulai pembukaan, inti hingga penutup.

Apabila seminar berlangsung di lebih dari satu tempat, tambahkan juga keterangan tempat kegiatan.

3. Pilih Sistem Manajemen Waktu

Pikirkan semua orang yang terlibat di acara. Jangan cuma terfokus pada pemateri, tetapi juga peserta seminarnya.

Coba gunakan metode time chucking, yaitu memecah kegiatan berdurasi panjang menjadi potongan-potongan pendek.[1]

Metode ini bertujuan mencegah peserta seminar terbebani dengan sesi panjang yang akhirnya membuat mereka tidak bisa menyerap informasi.

Jika tidak memungkinkan, gunakan cara lain seperti selalu melibatkan peserta di semua kegiatan.

4. Tetapkan Durasi Setiap Kegiatan

Membagi durasi yang tersedia untuk semua kegiatan tidaklah mudah, apalagi kalau waktunya sangat terbatas.

Supaya lebih mudah tentukan durasinya terlebih dahulu untuk setiap kegiatan. Baru setelah itu tulis keterangan waktu mulai dan selesainya.

Koordinasikan hasilnya dengan panitia yang lain. Jika tidak ada revisi, lanjutkan ke langkah kelima.

5. Kolom dan Baris

Pada contoh rundown acara seminar di atas terdapat beberapa kolom untuk memudahkan orang-orang memahami susunan acaranya.

Setiap organisasi atau EO biasanya punya preferensi berbeda-beda. Secara umum kamu bisa menggunakan beberapa kolom berikut:

• Nomor: Kolom opsional supaya lebih tahu urutan kegiatan acaranya.
• Jam: Memuat informasi jam mulai dan selesainya acara. Bisa juga kamu tambahkan kolom durasi kegiatan.
• Kegiatan: Gambaran singkat mengenai kegiatan yang dilakukan pada sesi tersebut.
• Keterangan: Informasi tambahan terkait kegiatan yang berlangsung, misalnya nama pemberi sambutan, gestur saat berdoa dan lain sebagainya.
• Tempat: Apabila acara seminar berlangsung di lebih dari satu tempat, kamu wajib menambahkan kolom tempat kegiatan.
• Penanggung jawab (Pj): Penanggung jawab yang dapat dihubungi untuk melakukan koordinasi terkait kegiatan di sesi tersebut.

6. Penerbitan Rundown

Selanjutnya, bagaimana kamu akan membagikan jadwal yang sudah fixed ke orang-orang? Apakah lewat media sosial, situs web atau cetakan kertas?

Rundown acara sebaiknya memang tidak hanya diketahui oleh panitia, tetapi pengisi dan peserta juga wajib tahu.

Ini akan membantu mereka mengetahui bagaimana acara akan berlangsung.

Sebagai contoh saat penyelenggaraan Dieng Culture Festival, panitia membagikan rundown di situs web resminya.

Penutup

Semoga contoh rundown acara seminar ini dapat membantu kamu untuk membuat susunan acara sendiri. Ini tidak sesulit yang dibayangkan asal dapat berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait.

Hal lain yang tidak kalah penting dari persiapan acara seminar yaitu Tas Seminar. Ini adalah suvenir berharga bagi para peserta sekaligus media promosi bagi penyelenggara acara. Hubungi OSCAS.CO.ID untuk pemesanan.