12 Cara Mendapatkan Sponsor untuk Event, Panduan Lengkap

Salah satu tantangan terbesar dalam menyelenggarakan event yang sukses adalah mencari sponsor. Bagaimana cara mendapatkan sponsor untuk event?

Artikel ini akan memberikan panduan lengkap, mulai menentukan jenis sponsor, mencari sponsor yang sesuai hingga membuat proposal.

Sebelum itu, mari pahami dulu pengertian sponsor dan manfaatnya.

Apa Itu Sponsorship?

Sponsorship adalah kerja sama antara penyelenggara event dengan pihak ketiga yang memberikan dukungan berupa uang, barang, jasa, atau promosi.

Manfaat sponsor antara lain:

• menambah anggaran,
• meningkatkan kredibilitas event,
• menciptakan awareness bagi event
• membangun relasi dengan pihak sponsor,
• menarik minat pengunjung.

Cara Mendapatkan Sponsor untuk Event

Dalam upaya menggandeng sponsor, kamu harus melakukannya secara berurutan. Simak langkah-langkahnya berikut ini:

1. Tentukan jenis sponsor yang dibutuhkan

Pertama-tama tentukan dulu jenis sponsor sesuai kebutuhan event kamu. Ada beberapa jenis sponsor yang umum ditemui, yaitu:

• Sponsor utama: memberikan dukungan di atas 50% dari anggaran.
• Sponsor umum: memberikan dukungan kurang dari atau sama dengan 50%. 
• Sponsor resmi: memberikan dukungan berupa produk atau jasa yang sesuai dengan jenis usahanya. 
• Sponsor teknis: memberikan dukungan jasa atau barang yang berkaitan dengan operasional event.
• Sponsor partisipasi: memberikan dukungan uang atau barang dalam jumlah kecil, biasanya sekitar 10% dari anggaran. 

Tentukan bentuk dukungan yang kamu harapkan dari setiap jenis sponsor. 

Contoh kasus: 

Kamu berencana menyelenggarakan konser musik. 

Jenis sponsor yang dibutuhkan misalnya:

• sponsor umum → menutupi biaya operasional, 
• sponsor teknis → pengadaan panggung, sound system, lighting,
• sponsor produk → merchandise pengunjung, 
• sponsor partisipasi → membantu promosi konser.

2. Cari sponsor sesuai konsep event

Cara mendapatkan sponsor untuk event selanjutnya adalah memilih sponsor yang relevan dengan konsep event.

Hal ini akan memudahkan kamu ketika menawarkan kerja sama dan memberikan value proposition yang menarik bagi sponsor.

Misalnya, untuk event festival kecantikan, sponsor yang ideal tentu saja produsen kosmetik, skincare, fashion, atau salon.

3. Cari sponsor dengan target audiens yang sama

Selain sesuai dengan konsep event, cara mendapatkan sponsor untuk event juga harus memperhatikan demografi target pengunjung. 

Temukan sponsor yang audiensnya sama atau mirip dengan pengunjung event kamu. Biasanya sponsor lebih tertarik berkolaborasi dengan acara semacam ini karena mereka tahu akan mendapatkan eksposur dan awareness lebih tinggi.

Informasi tentang audiens sponsor bisa kamu dapatkan dari berbagai sumber di internet atau berdasarkan rekomendasi penyelenggara event lainnya.

4. Buat Daftar Calon Sponsor

Langkah keempat adalah membuat daftar calon sponsor potensial. 

Kumpulkan informasi tentang perusahaan-perusahaan mungkin cocok menjadi sponsor berdasarkan kriteria pada poin kedua dan ketiga.

Usahakan membuat banyak daftar sekaligus agar kamu punya banyak pilihan. Data-data yang perlu dicantumkan antara lain:

• nama perusahaan, 
• alamat, 
• nomor telepon, 
• email, 
• website, 
• produk atau jasa, 
• audiens. 

5. Buat proposal yang menarik dan profesional

Proposal adalah dokumen penawaran kerja sama dengan calon sponsor.

Proposal harus membuat mereka percaya bahwa event kamu memang layak disponsori.

Maka dari itu, pelajari cara membuat proposal agar mudah acc. Hal-hal yang perlu dimuat yaitu:

• latar belakang dan tujuan event,
• rencana pelaksanaan event,
• profil dan target pengunjung,
• paket sponsorship,
• feedback sponsorship,
• budget plan,
• contact person.

Di samping itu, buatlah proposal dengan desain yang menarik mengusung identitas event kamu.

6. Kirim proposal ke calon sponsor

Pilih cara mengirim proposal yang paling mungkin dibaca oleh calon sponsor, bisa melalui pesan WhatsApp, email atau bertemu langsung.

Ketika mengirim proposal secara online, tulis subjek atau judul yang menarik. Jangan lupa menyertakan salam pembuka dan penutup yang ramah. 

Jika kamu mengajukan proposal dengan bertemu langsung, pastikan sudah membuat janji. Yang terpenting, datang tepat waktu! 

Bawalah proposal dalam bentuk cetak. Jelaskan poin-poin pentingnya dan berikan kesempatan kepada calon sponsor untuk memberikan tanggapan.

7. Tindak lanjut proposal

Cara mendapatkan sponsor untuk event tidak boleh berhenti pada tahap pengiriman proposal.

Selanjutnya, lakukan tindak lanjut atau follow up untuk memastikan bahwa proposal kamu sudah diterima dan dibaca.

Tindak lanjut juga berguna untuk mengetahui apakah kiranya sponsor tertarik dengan tawaran kerja sama kamu.

Hubungi kembali calon sponsor melalui kontaknya. Jangan terlalu sering, tetapi jangan juga terlalu jarang. 

Cari saja waktu yang tepat untuk berkomunikasi, berikan jeda yang cukup antara satu follow up dengan yang berikutnya.

8. Pendekatan yang persuasif

Ini adalah upaya tambahan ketika Anda mengajukan proposal. Coba dekati calon sponsor secara persuasif.

Cari tahu siapa orang yang berwenang mengambil keputusan tentang sponsorship di perusahaan terkait. 

Lakukan pendekatan dengan berbagai cara, seperti telepon, WhatsApp atau pertemuan langsung. Tunjukkan minat serta antusiasme kamu untuk bekerja sama dengan mereka.

Bila perlu, lampirkan bukti keberhasilan sponsor dari event sebelumnya untuk semakin meyakinkan calon sponsor.

9. Negosiasi dengan Sponsor

Jika sponsor tertarik dengan proposal kamu, lanjutkan ke langkah negosiasi

Proses negosiasi adalah diskusi soal kesepakatan antara kedua belah pihak mengenai hal-hal yang berkaitan dengan event. 

Hal yang dinegosiasikan contohnya jumlah dan bentuk dukungan, benefit, hak dan kewajiban, durasi kerja sama, dan lain-lain.

Tips negosiasi sponsor: 

• bersikaplah profesional dan fleksibel, 
• dengarkan apa yang diinginkan oleh sponsor,
• berikan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak,
• jangan ragu untuk menolak usulan jika dirasa tidak baik,
• jangan juga terlalu mudah menyerah atau menyetujui kesepakatan.

10. Kontrak kerja sama

Kesepakatan harga, bentuk dukungan dan benefit sudah deal. Langkah kesepuluh adalah membuat kontrak.

Kontrak kerja sama adalah hitam di atas putih yang mengikat kedua belah pihak dalam hubungan kerja sama secara hukum. 

Buat dokumen kontrak yang jelas dan rinci agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari. Setelah penandatanganan, simpan dokumen sebagai bukti.

11. Koordinasi dengan sponsor

Koordinasi sangat penting dalam pelaksanaan event. Di tahap ini, kamu harus proaktif serta responsif. 

Berikan informasi yang lengkap kepada pihak sponsor mengenai rencana pelaksanaan event. Selain itu, koordinasikan juga mengenai segala hal yang berkaitan dengan event.

11. Jalin hubungan baik setelah event

Poin terakhir ini berguna agar cara mendapatkan sponsor di event berikutnya lebih mudah.

Setelah sukses menggelar event pertama bersama sebuah sponsor, terus jalin hubungan baik yang berkelanjutan dengan mereka. 

Yang tidak kalah penting, jadilah transparan soal laporan dampak event bagi mereka. Sertakan juga apresiasi berupa ucapan terima kasih dan suvenir.

Jaga komunikasi dengan sponsor setelah event berakhir. Berikan juga informasi tentang rencana event kamu selanjutnya.

Penutup

Cara mencari sponsor untuk event bukan hanya membutuhkan strategi, tetapi juga kreativitas. Kamu harus menawarkan value proposition yang menarik bagi calon sponsor. 

Salah satu cara untuk meningkatkan value proposition event kamu adalah dengan memberikan suvenir yang relevan. Jika membutuhkan jasa konveksi tas untuk suvenir event kamu bisa menghubungi OSCAS.CO.ID.