Contoh Daftar Hadir Seminar dan Cara Membuatnya

Salah satu hal yang penting disiapkan sebelum mengadakan seminar adalah membuat daftar hadir. Bagaimana contoh daftar hadir seminar dan cara buatnya?

Contoh Daftar Hadir Seminar dan Cara MembuatnyaPexels by Luis Quintero

Membuat daftar hadir sebelum seminar dapat membawa manfaat yang cukup besar untuk instansi atau perusahaan yang menyelenggarakan acara. Dengan membuat daftar hadir, Anda bisa tahu apakah tujuan seminar Anda tercapai atau tidak. Maka dari itu, postingan kali ini akan membahas tentang contoh daftar hadir seminar dan cara membuatnya.

Masih banyak orang yang beranggapan bahwa membuat daftar hadir untuk acara seminar itu lebih sulit dan rumit. Padahal, sulit atau tidaknya itu tergantung dari cara Anda untuk mengatur proses pembuatan dan pelacakan kehadiran peserta seminar. 

Ada yang memilih cara manual dan sederhana menggunakan selembar kertas agar peserta dapat menulis nama mereka sendiri dan ada juga yang menggunakan cara modern menggunakan software. Tak satupun dari metode tersebut yang salah, melainkan memiliki plus dan minusnya untuk setiap situasi. 

Apa yang Dimaksud Dengan Daftar Hadir?

Daftar hadir kerap juga disebut lembar absensi, yaitu alat untuk mencatat keteraturan kehadiran peserta, bisa untuk siswa, guru, karyawan, bahkan peserta seminar. Membuat daftar hadir adalah salah satu tahapan terpenting dalam merencanakan acara Anda.

Pasalnya, melalui dokumen inilah Anda bisa mengetahui siapa saja yang bergabung dengan acara yang Anda selenggarakan. Selain itu, daftar hadir biasanya juga menampilkan informasi penting tentang status pembayaran peserta untuk menghadiri acara Anda.

Daftar hadir memungkinkan Anda mengakses profil setiap peserta supaya bisa menghubungi mereka melalui email, notifikasi Whatsapp, atau SMS. Ada sejumlah format daftar hadir berbeda yang dapat Anda gunakan tergantung pada tujuan, sasaran, atau konteks acara Anda. 

Misalnya, jika acara Anda memiliki tujuan komersial, selain mencatat informasi dasar peserta, Anda dapat mengumpulkan data tambahan yang bersifat komersial, seperti nomor telepon dan alamat email mereka. Dengan begitu, Anda bisa sekaligus membuat daftar hadir dan portofolio klien secara bersamaan.

Contoh Daftar Hadir Seminar

Berikut ini beberapa contoh daftar hadir berbagai acara, termasuk seminar:

1. Contoh Daftar Hadir Seminar Laporan Penelitian
 

Seminar tak hanya dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan brand awareness, tapi juga oleh instansi pendidikan, seperti universitas untuk kebutuhan penelitian mahasiswanya. 

2. Contoh Daftar Hadir Seminar Bisnis
 

Download

Untuk contoh daftar hadir seminar yang lebih formal demi keperluan bisnis, maka kolom informasi yang disediakan sebaiknya lebih lengkap. Meliputi perusahaan asal, jabatan, dll.

3. Contoh Daftar Hadir Seminar Sederhana Menggunakan Word
 

Download

Ms Word merupakan tools yang umum digunakan untuk membuat daftar hadir acara yang sederhana. 

4. Daftar Hadir Seminar Internal Perusahaan
 

Download

Untuk acara seminar internal perusahaan, apalagi dikhususkan untuk unit kerja atau divisi tertentu, maka Anda bisa gunakan contoh daftar hadir di atas.

5. Contoh Daftar Hadir Seminar di Excel
 

Tak hanya Ms Word, Anda juga bisa memanfaatkan Ms Excel untuk membuat daftar hadir seminar.

Pentingnya Membuat Daftar Hadir Dalam Seminar

Manfaat terbesar dari memiliki daftar hadir yang dirancang dengan baik adalah memungkinkan Anda untuk mengawasi sejumlah aspek lain yang melampaui daftar peserta itu sendiri. Mulai dari undangan, daftar tempat duduk, kebutuhan khusus, waktu kedatangan dan kepergian, transfer, pembicara, pemateri seminar, dan banyak lagi. 

Selain itu, berikut ini beberapa alasan mengapa Anda harus membuat contoh daftar hadir seminar:

1. Pengembalian Modal

Demi terselenggaranya acara seminar yang berkesan dan bermanfaat, tentu ada sejumlah modal yang Anda keluarkan. Mulai dari penyewaan gedung, biaya pembicara, pembuatan sertifikat, pengadaan souvenir, dekorasi, dan banyak lagi. 

Maka dari itu, dengan membuat contoh daftar hadir seminar, Anda bisa menggunakan informasi status pembayaran peserta untuk memeriksa berapa uang yang kembali ke organisasi atau perusahaan. Selain itu, Anda juga bisa mengetahui informasi kehadiran peserta untuk mengukur tingkat partisipasi acara seminar Anda.

2. Mengukur Efektivitas Pemasaran

Daftar hadir seminar juga dapat membantu Anda untuk mengevaluasi seberapa efektif taktik pemasaran Anda. Misalnya, jika audiens Anda mendaftar tapi tidak benar-benar menghadiri acara seminar yang diselenggarakan, maka Anda bisa tahu bahwa Anda perlu mengirim notifikasi sebelum acara seminar berlangsung.

3. Mengontrol Akses dan Keamanan

Pada dasarnya, seminar adalah event sosial. Jadi, semua orang pada dasarnya boleh mengikuti seminar. Namun, terkadang panitia seminar perlu membatasi jumlah partisipasi peserta karena sumber daya dan keamanan yang terbatas, misalnya social distancing.

Belum lagi jika Anda mengkategorikan peserta seminar dalam beberapa golongan, misalnya VIP, pemateri, pembicara, bintang tamu, sponsor, dll. Maka, sudah pasti jenis tiket aksesnya berbeda. 

4. Pemasaran Ulang

Anda mungkin pernah mendengar bahwa lebih mudah bagi perusahaan atau bisnis mempertahankan pelanggan daripada mendapatkan pelanggan baru. Jadi, jika acara seminar Anda sukses, maka peserta, donatur, atau pihak lainnya yang datang ke acara Anda kemungkinan besar akan menjadi pelanggan.

Cara Membuat Daftar Hadir Seminar

Berdasarkan contoh daftar hadir seminar yang ditampilkan sebelumnya, bisa Anda lihat bahwa proses pembuatannya yang serumit yang Anda pikirkan karena tergantung kebutuhan Anda. Berikut ini beberapa cara membuat daftar hadir seminar yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan:

1. Membuat Daftar Hadir Menggunakan Excel

  • Buka Ms Excel di laptop Anda.
  • Di sheet baru, buat outline atau struktur daftar hadir terlebih dahulu yang terdiri dari tema seminar, penyelenggara, tanggal, lokasi, dan hari seminar.
  • Kemudian, buat tabel di bawahnya dengan menekan menu Insert, klik Table.
  • Buat tabel yang terdiri dari beberapa kolom, mencakup nama peserta seminar, departemen, nama organisasi, tanda tangan, nomor HP, dan informasi lain yang Anda butuhkan.

2. Membuat Daftar Hadir Menggunakan Google Form

  • Buka dashboard Google Form dan buat form baru.
  • Anda dapat memilih beberapa template yang sudah tersedia atau membuat manual yang berisi nama, email, nomor ID, alasan mengikuti seminar, dll.
  • Buat link URL dengan klik tombol Kirim di bagian atas layar, lalu klik ikon link untuk menyalin tautan.
  • Kirim ke peserta. 
  • Kumpulkan data kehadiran peserta menggunakan tab Tanggapan di Google Form, kemudian ekspor datanya ke Google Spreadsheet atau mengunduhnya dengan format file .CSV.

3. Cara Membuat Daftar Hadir Seminar Menggunakan Ms Word

  • Buka Ms Word.
  • Ketik judul yang terdiri dari tema acara seminar, nama perusahaan atau organisasi penyelenggara, dan logo organisasi.
  • Pilih tab menu Insert, klik Table lalu buat tabel sesuai kebutuhan informasi Anda.
  • Isi kolom sesuai kebutuhan seperti nama, nomor HP, status, TTD, dll, 
  • Save lalu print.

Kesimpulan

Ternyata, membuat contoh daftar hadir seminar itu terbilang mudah tergantung kebutuhan masing-masing. Cara membuatnya pun bisa dengan berbagai macam media, mulai dari Ms Excel, Ms Word, hingga Google Form. 

Setelah menyiapkan daftar hadir dan mengetahui perkiraan jumlah kehadiran peserta, selanjutnya Anda perlu menyiapkan souvenir seminar sesuai dengan jumlah peserta. Salah satunya souvenir tas yang pasti bakalan lebih berguna bagi peserta seminar. 

Untuk mendapatkan tas seminar berkualitas premium, Anda bisa mengandalkan OSCAS yang merupakan perusahaan konveksi tas terbaik No. 1 seantero Bandung. Bagaimana tidak? Dengan kualitas yang ekslusif, harga tas dibanderol dengan harga yang sangat bersahabat sehingga cocok untuk pemesanan skala kecil maupun besar.

Komentar Pembaca

Loading...

Berita Terkini