Contoh Surat Permohonan Sponsor Family Gathering dan Tips Membuatnya

Bagi sebagian besar organisasi keanggotaan, tantangan yang paling umum dihadapi adalah mendapatkan sponsor. Terutama saat mengadakan kegiatan yang lumayan besar dan memakan banyak dana, seperti family gathering, perlu contoh surat permohonan sponsor untuk mendanai kegiatan tersebut. 

Entah kegiatan itu untuk acara atau kemitraan selanjutnya, sponsorship dibutuhkan demi mencapai misinya. Tak sedikit yang bingung siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan sponsorship atau apa yang bisa mereka tawarkan sebagai gantinya. 

Jadi, banyak dari organisasi beralih ke taktik untuk menulis contoh surat permohonan sponsor, tak terkecuali dalam mengadakan acara family gathering. Tapi tentu saja membuat surat permohonan sponsor tidak semudah membuat surat biasa. 

Untuk membantu Anda yang bingung bagaimana menulis surat permohonan sponsor yang baik dan benar, Anda bisa ikuti panduan di bawah ini!

Apa Itu Surat Permohonan Sponsor?

Sponsorship adalah kemitraan yang saling menguntungkan di mana satu entitas menerima dukungan keuangan, sementara organisasi sponsor mendapatkan kesempatan untuk mendapatkan semacam insentif atau pengakuan.

Misalnya, suatu organisasi nirlaba meminta sponsor dari perusahaan untuk acara penggalangan dana yang akan datang. Perusahaan akan setuju untuk membantu mendanai acara tersebut dengan imbalan publisitas yang menguntungkan serta asosiasi positif dengan organisasi tersebut.

Nah, untuk menjalin kerjasama tersebut pihak organisasi biasanya akan mengirim surat permohonan sponsor. Surat sponsor adalah salah satu cara terbaik untuk memulai komunikasi antara organisasi nirlaba dengan calon sponsor tentang pembentukan kemitraan yang saling menguntungkan.

Pihak organisasi mendapat bantuan dana untuk menyelenggarakan suatu acara, sedangkan perusahaan dapat membesarkan nama dengan memperlihatkan niat baik membantu mendanai acara tersebut. Contoh surat permohonan sponsor dapat membantu organisasi memperoleh sebagian besar dana untuk acara penggalangan dana seperti family gathering, jalan-jalan, perlombaan, dan banyak lagi. 

Tetapi tidak hanya organisasi nirlaba saja yang bisa memintanya. Banyak juga tim olahraga, sekolah, dan organisasi lain juga bergantung pada sponsor untuk membantu mereka mencapai tujuan! 

Bersamaan dengan penerimaan dana bantuan, pihak organisasi akan menawarkan manfaat tambahan sebagai wujud dukungan mereka, seperti tempat duduk prioritas di suatu acara, slot berbicara, atau penyertaan dalam publisitas acara. Melalui surat tersebut, Anda bisa menawarkan beberapa hal sebagai ganti sponsor, seperti:

• Ruang iklan dalam program acara
• Menampilkan logo perusahaan mereka secara mencolok, baik itu dalam acara maupun media sosial.
• Pengakuan publik atas kemurahan hati pihak sponsorship.
• Kesempatan untuk berbicara atau memberi sambutan di sebuah acara
• Stan di sebuah acara.
• Memasukkan nama perusahaan mereka ke dalam daftar ‘pendukung’
• Trophy bertuliskan ‘Terimakasih atas dukungan Anda’ untuk dipajang di kantor mereka.

Contoh Surat Permohonan Sponsor Family Gathering

Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang surat permohonan sponsor, terutama untuk menyelenggarakan acara family gathering, berikut ini beberapa contoh yang bisa Anda jadikan referensi:

1. Contoh Surat Sponsor Untuk Family Gathering

Subjek: [nama acara] segera hadir… dengan bantuan Anda!

Yang terhormat [nama perusahaan yang akan memberikan sponsor],

Nama saya [nama] dan saya bekerja dengan [nama organisasi]. Seperti yang mungkin Anda ketahui, tim kami di sini bekerja keras setiap [rentang waktu] untuk menghadirkan [nama acara] kepada pendukung dan anggota komunitas seperti Anda.

Terakhir [rentang waktu], kami memiliki [jumlah peserta] tamu yang datang ke family gathering kami, di mana kami menawarkan [bagian khusus dari acara terakhir Anda, misalnya: jika Anda adalah festival musik, sebutkan headliner Anda].

Kali ini, kami membuat [nama acara] lebih spesial dari sebelumnya. Kami mengharapkan lebih dari [jumlah orang] untuk hadir, dan kami sangat senang memiliki [bagian khusus dari acara Anda tahun ini, jelaskan dan jelaskan mengapa ini sangat keren].

Namun, acara seperti ini bisa mahal, dan untuk memastikan operasi kami berjalan lancar dan tamu kami mendapatkan pengalaman terbaik, kami membutuhkan bantuan Anda. Dengan persewaan tempat, katering, izin, perizinan, parkir, dan lainnya, sponsor dari perusahaan Anda akan membawa kami lebih dekat untuk mengadakan acara yang sempurna.

Jika Anda memilih untuk mensponsori acara family gathering kami, kami dapat menawarkan keuntungan seperti paket tiket gratis, kaos acara, dan ID card akses VIP sebagai imbalan atas kontribusi Anda. Bergantung pada jumlah donasi spesifik Anda, kami dapat menawarkan tingkat keuntungan yang berbeda.

Silakan hubungi kami di [email/nomor telepon] untuk mendiskusikan acara kami atau jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang paket sponsor kami yang tersedia.

Terima kasih,

[nama]

[nomor telepon]

[alamat email]

Key Takeaways dari contoh surat permohonan sponsor family gathering di atas adalah:

Saat Anda menulis kepada orang lain tentang mensponsori acara family gathering Anda, pastikan Anda menjelaskan dengan jelas apa acara Anda dan keunikannya. Tekankan hal-hal berbeda di acara Anda sebelumnya dan apa yang akan Anda tawarkan tahun ini. 

Anda perlu membuat calon sponsor merasa excited, sehingga mereka termotivasi untuk ikut mewujudkan acara family gathering tersebut. Pastikan Anda memberi tahu mereka dengan tepat berapa biaya sponsor mereka. 

Mereka akan menghargai transparansi Anda dan merasa lebih baik mengetahui dengan tepat dampak dari donasi yang mereka berikan. Tekankan insentif yang dapat diterima sponsor. Setelah Anda membuat mereka bersemangat untuk acara Anda, tunjukkan apa yang dapat Anda tawarkan sebagai gantinya, seperti tiket diskon atau tiket masuk gratis!

2. Contoh Surat Permohonan Sponsor Family Gathering + Amal

Perihal: Bantu kami dengan [misi organisasi] dengan [nama acara family gathering] tahun ini

Yang terhormat [nama perusahaan yang akan menjadi sponsor],

Nama saya [nama] dan saya adalah [posisi] untuk [organisasi]. Setiap tahun, tim [nama organisasi] bekerja sangat keras untuk meningkatkan kesadaran dan menggalang dana guna mengatasi [penyebab]. [Bulan] ini, kami dengan senang hati mengadakan acara yang sangat menarik: [nama acara].

Ini adalah acara tahunan kami yang paling penting. Tahun ini, kami ingin melangkah  lebih  jauh dan menyelenggarakan acara family gathering yang lebih berpengaruh!

[nama organisasi] telah menyelenggarakan acara ini selama [periode waktu] dan tahun lalu kami memiliki [jumlah orang] yang hadir. Tahun ini, kami mengharapkan acara yang lebih besar, jadi kami harus mempertimbangkan sejumlah peningkatan biaya. Acara yang sukses akan memastikan bahwa kita [contoh spesifik tentang bagaimana acara family gathering ini akan benar-benar membantu dan berdampak].

Harap pertimbangkan untuk mensponsori acara kami. Sebab, akan ada penyerahan penghargaan yang diharapkan akan membuat perbedaan besar dalam kemampuan kami untuk merencanakan dan melaksanakan acara ini.

Kami juga ingin menawarkan sesuatu sebagai imbalan atas kemurahan hati Anda. [nama organisasi] akan [memberikan insentif, misalnya: memberikan tiket gratis, memberikan diskon untuk acara mendatang, menawarkan undangan ke pesta yang akan mengenali sponsor].

Jika Anda ingin mendukung acara kami atau mendiskusikan rencana kami, silahkan hubungi saya di [email/nomor telepon].

Terima kasih,

[nama]

[nomor telepon]

[email]

Key Takeaways dari contoh di atas adalah:

Surat sponsor ini langsung ke intinya dan menjelaskan organisasi Anda dan acara family gathering seperti apa yang Anda selenggarakan. Saat Anda meminta orang lain untuk mensponsori suatu acara, jangan buang waktu dengan informasi yang tidak relevan. 

Jelaskan acara Anda dengan sangat spesifik sehingga calon sponsor Anda dapat segera mengukur apakah mereka tertarik. Ini membantu untuk memilih sponsor yang tujuan atau nilai-nilainya juga sejalan dengan organisasi Anda. 

Terakhir, cantumkan berbagai insentif yang Anda tawarkan akan mengakhiri permintaan sponsor dengan nada positif. Dengan cara ini mereka tahu bahwa kemurahan hati mereka tidak luput dari perhatian Anda. 

Kesimpulan 

Itulah penjelasan dan contoh surat permohonan sponsor family gathering yang bisa Anda jadikan referensi sebelum mulai membuatnya. Dana bantuan dari sponsorship biasanya dialokasikan untuk memenuhi berbagai keperluan penyelenggaraan acara seperti dekorasi, sewa tempat, hingga souvenir. 

Agar souvenir yang diberikan lebih berkesan dan useful, Anda dapat memilih tas sebagai pilihan yang tepat. Tak hanya berguna untuk membawa perlengkapan tamu, tas juga bermanfaat sebagai media branding yang kuat. Anda dapat mencantumkan logo atau nama perusahaan yang menjadi sponsor acara Anda guna merealisasikan wujud rasa terimakasih Anda kepada mereka.

Nah, sebagai konveksi pembuatan tas no.1 di Bandung, OSCAS siap melayani pembuatan tas untuk keperluan souvenir berbagai acara, seperti tas selempang, tas ransel, dan tas seminar. Desainnya eksklusif dan harga yang kompetitif dijamin akan membuat Anda puas tanpa menguras anggaran dana Anda.