Tema Adalah: Memahami Pengertian Tema dan Cara Memilih Tema Acara

Saat merencanakan sebuah acara, salah satu hal pertama yang harus Anda pikirkan adalah memiliki tema yang kuat. Sebenarnya, tema adalah hal yang opsional dan bebas. Namun, tema bisa menjadi suatu keharusan dan wajib ada pada acara tertentu. Oleh sebab itu, apapun acara yang Anda selenggarakan harus memiliki tema.

Gaya dan tema acara sangat penting untuk menciptakan kesan pertama yang positif, sekaligus untuk menjaga reputasi Anda tetap baik dimata kolega Anda. Pada akhirnya, tema memberikan dampak yang sangat besar bahkan mampu mempengaruhi pendapat orang lain tentang perusahaan/merek Anda.

Apa itu Tema Acara?

Pengertian tema yang ada pada karya tulis pasti berbeda dengan pengertian tema dalam sebuah acara. Dalam konteks ini, tema acara adalah ide besar di balik keseluruhan acara yang berlangsung. Biasanya tema mencakup keseluruhan nada, struktur, dan tujuan. Tema acara terdengar mirip dengan konsep acara, tetapi ada perbedaan yang mendasarinya.

Menurut definisi, konsep acara diartikan sebagai detail acara dan elemen yang membentuk aspek praktis pada acara itu sendiri. Misalnya, jika acaranya bertema halloween, maka konsepnya adalah aktivitas, hiburan, dekorasi, dan kostum yang sesuai dengan tema. Konsep acara hadir untuk menghidupkan tema acara.

Terlepas dari itu, tema menjadi salah satu hal yang perlu Anda perhatikan. Tema tidak hanya memberikan struktur acara, tetapi juga dapat menginspirasi tamu dan memperkuat pesan acara dan hal-hal penting yang Anda ambil. Apapun tema acara yang Anda pilih, pastikan Anda berkomitmen penuh untuk mewujudkannya. 

Berkomitmen penuh berarti konsisten dengan tema di semua titik sentuh acara, seperti undangan, program, pemasaran, dekorasi, aturan berpakaian, makanan, hiburan, hingga musik. Tema bisa membantu memberikan pengalaman acara yang baik untuk penyelenggara dan tamu yang datang.

Cara Memilih Tema Acara yang Tepat

Sebagian orang merasa bahwa memilih acara yang tepat menjadi hal yang cukup sulit. Saat hendak menyelenggarakan sebuah acara, menetapkan tema bisa sangat membingungkan. Meskipun bukan hal mudah, tapi bukan berarti tidak bisa Anda lakukan. Agar tidak bingung lagi, ketahui beberapa cara memilih tema yang tepat berikut ini:

1. Pahami Tujuan Acara

Tujuan acara adalah dasar dari mana semua keputusan tema acara dibangun. Jika tidak ada tujuan, Anda akan semakin bingung dengan banyaknya pilihan tema yang terdengar menyenangkan. Disamping itu, Anda dan seluruh tim penyelenggara acara juga harus memiliki pemahaman yang sama tentang mengapa acara ini penting untuk dilaksanakan.

Pastikan Anda memahami alasan mengapa Anda mengadakan acara ini, dan mengapa orang-orang akan hadir. Pesan apa yang ingin Anda sampaikan kepada tamu Anda? Apa yang akan menjadi kunci 'takeaway' dari acara Anda, apakah mereka akan belajar sesuatu, mendukung sesuatu, dihargai untuk sesuatu atau hanya sekedar bersenang-senang saja?

Hasil dan tujuan acara yang jelas sangat penting agar Anda bisa memilih tema yang efektif untuk dikembangkan. Selain itu, pastikan tema acara Anda juga memiliki visi yang jelas. Ini termasuk sesuatu yang sesuai dengan brand Anda (jika ada), tujuan acara, dan selera audiens yang datang.

2. Kenali Siapa Audiensnya

Audiens yang berbeda mungkin memiliki keinginan tema yang berbeda pula. Salah satu cara menemukan siapa audiens target Anda adalah dengan menganalisis data apa pun yang Anda miliki tentang para audiens yang datang dari acara sebelumnya. 

Pastikan untuk melakukan riset tentang orang-orang yang akan Anda jangkau dan buat daftar preferensi mereka. Setelah mengetahui siapa audiens yang Anda targetkan, selanjutnya Anda dapat membuat daftar elemen yang mungkin ingin Anda tambahkan ke dalam konsep acara baru ini.

Dengan cara ini, Anda dapat memutuskan tema seperti apa yang dapat beresonansi dan berbicara kepada mereka. Ini juga menjadi salah satu cara paling efektif untuk menyampaikan pesan Anda kepada mereka. Sebagai contoh, misalnya, jika target audiens Anda adalah pebisnis. Maka, Anda harus mencari tema yang sesuai dengan dunia bisnis.

Jika Anda tidak memiliki data peserta dari acara sebelumnya, Anda dapat mencoba melakukan analisis terhadap beberapa hal. Ini termasuk menganalisis demografi kunci pesaing Anda, mencari ide di acara industri serupa lainnya, dan bahkan melakukan survei ke media sosial atau pengikut buletin.

3. Cari Informasi Calon Audiens yang Datang

Mengumpulkan informasi tentang calon audiens yang akan datang dapat membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang minat, kesukaan, dan tujuan pribadi mereka. Berdasarkan hal tersebut, data menjadi salah satu hal yang perlu Anda pertimbangkan.

Dalam mencari data, Anda dapat melihat angka dan pola di setiap sumber daya yang tersedia. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan analisis web, kinerja penjualan tiket, dan bahkan survei peserta untuk mendapatkan wawasan yang lebih luas tentang keinginan dan kebutuhan audiens Anda.

4. Tentukan Tempat yang Tepat

Dimana tempat acara berlangsung akan menentukan tampilan dan nuansa acara Anda, sehingga bisa membantu mempersempit pilihan tema Anda. Memilih tempat dan lokasi yang tepat adalah satu keputusan yang akan memiliki dampak terbesar pada acara Anda. Oleh sebab itu, pastikan Anda memilih tempat yang sesuai dengan tema yang Anda ambil.

Ada banyak pertimbangan dalam memilih tempat acara yang tepat, salah satunya adalah lokasi. Agar para tamu (audiens yang akan datang) bersedia untuk datang, pastikan Anda memilih lokasi yang mudah diakses. Atau setidaknya para tamu dapat menghadiri acara Anda dengan mudah, baik saat mereka mengemudi sendiri, atau menggunakan transportasi umum.

5. Lihat Tren Terbaru

Cari tren dan inovasi terbaru di bidang Anda dan lihat apakah itu bisa dijadikan tema acara Anda. Misalnya, inovasi terbaru dalam penelitian kanker dapat menjadi tema yang bagus untuk sebuah acara. Selain itu, Anda juga bisa menemukan topik dan ide yang terkait dengan tema ini dengan mudah. 

Ada banyak sekali tema yang bisa Anda pilih, mulai dari pendidikan hingga teknologi. Semuanya bisa saja menjadi tema yang bagus untuk Anda pilih. Apapun tema yang Anda pilih tergantung pada bagaimana kaitannya dengan apa yang ingin Anda sampaikan kepada audiens Anda di acara Anda nanti.

6. Pilih Souvenir Acara

Agar hubungan Anda dan audiens yang datang lebih berkesan, berikanlah souvenir. Salah satu barang yang cocok dijadikan souvenir adalah Tas. Selain menarik, tas juga serbaguna, sehingga akan bermanfaat bagi penerimanya. Oleh sebab itu, tas sangat direkomendasikan untuk dijadikan souvenir acara.

Bagi Anda yang mencari tas untuk souvenir acara, Anda bisa mendapatkannya di Oscas. Berdiri sejak tahun 2015, Oscas merupakan perusahaan yang memproduksi bermacam-macam tas sesuai kebutuhan konsumen. Apapun tas yang Anda butuhkan, bisa Anda dapatkan di Oscas.

Banyak alasan mengapa Anda harus membeli tas di Oscas, salah satunya adalah kualitasnya dan harganya yang worth it. Anda tidak akan kecewa membeli tas di Oscas, karena tas produksinya memiliki kualitas yang sangat bagus. Harganya juga jauh lebih murah, sehingga dapat Anda sesuaikan dengan anggaran yang Anda miliki.

Nah, itulah pengertian tema acara dan beberapa tips memilih acara yang tepat. Semoga informasi ini bisa menjadi referensi bagi Anda yang masih bingung dalam menentukan tema acara.