Contoh Surat Kontrak Event Organizer dengan Klien & Artis

Artikel kali ini akan membahas contoh surat kontrak event organizer, fungsi dan cara membuatnya.

Dalam bisnis event organizer, surat kontrak atau perjanjian kerja sama memang penting. Ini berguna sebagai bukti kesepakatan antara kedua belah pihak.

Apalagi event organizer pasti berkolaborasi dengan banyak pihak. Maka dari itu, sudah sepatutnya kamu memahami tentang surat kontrak.

Sebelum ke contoh surat kontrak event organizer, mari pahami dulu apa itu surat kontrak atau perjanjian kerja sama.

Pengertian Surat Kontrak Event Organizer

Surat kontrak adalah dokumen resmi yang memuat hak serta kewajiban pihak-pihak dalam sebuah kerja sama.

Bisnis apapun, termasuk event organizer, perlu surat kontrak untuk menjabarkan hal-hal yang mesti dipenuhi kedua belah pihak. 

Dengan surat kontrak, baik EO maupun klien memiliki panduan terkait kerja sama yang akan berlangsung. 

Pembuatnya dari pihak yang bekerjasama, misalnya divisi administrasi struktur organisasi event organizer atau diwakili kuasa hukum.

Fungsi Surat Kontrak Event Organizer

Fungsi surat kontrak event organizer dengan klien antara lain:

• Menjelaskan keinginan klien dan upaya apa yang akan dilakukan EO untuk memenuhinya secara terperinci.
• Menjaga kepercayaan dan keamanan satu sama lain karena surat kontrak mengikat pihak-pihak di dalamnya secara hukum.
• Menunjukkan sikap profesionalisme layanan jasa event organizer kepada klien.
• Menyelesaikan masalah dan sengketa apabila suatu waktu terjadi hal yang tidak sesuai kesepakatan.

Selanjutnya, simak bagaimana cara membuat dan juga contoh surat kontrak event organizer.

Cara Membuat Surat Kontrak Event Organizer

Berikut langkah-langkah membuat surat kontrak event organizer dengan klien:

1. Pastikan semua informasi dari kedua belah pihak sudah lengkap, di antaranya nama, alamat, tujuan, jangka waktu, dan lain sebagainya.
2. Buat surat kontrak sesuai strukturnya, mulai judul, identitas, isi perjanjian, dan penutup. Akan lebih mudah jika menggunakan template.
3. Baca sekali lagi untuk memastikan informasi yang kamu tulis sudah benar dan akurat.
4. Bubuhkan tanda tangan serta stempel dari pihak yang bekerja sama di akhir surat kontrak sebagai tanda persetujuan.

Struktur Surat Kontrak Event Organizer

Menyambung penjelasan sebelumnya, struktur surat kontrak terdiri dari komponen-komponen di bawah ini:

• Judul: menjelaskan tujuan dari surat perjanjian tersebut.
• Identitas: nama event organizer dan keterangan lain dari pihak-pihak yang bekerja sama.
• Pengantar: penjelasan singkat mengapa perjanjian tersebut dibuat. 
• Perjanjian: syarat dan ketentuan yang berlaku serta hal yang harus dilakukan masing-masing pihak. Biasanya terdiri dari pasal-pasal.
• Penutup: penegasan kembali bahwa pihak-pihak terkait setuju dengan isi dari surat kontrak.

Contoh Surat Kontrak Event Organizer

Silakan gunakan template di bawah ini dan ganti isinya sesuai kebutuhan.

SURAT KONTRAK [JUDUL ACARA]

Kontrak ini dibuat dan ditandatangani pada tanggal [Tanggal] oleh dan antara:

1. Pihak Pertama: [Nama Event Organizer]
2. Pihak Kedua: [Nama Klien]

Pihak Pertama dan Pihak Kedua sepakat untuk bekerja sama dalam penyelenggaraan acara [Judul Acara], dengan rincian sebagai berikut:

Pasal 1

- [Rincian Tujuan Kontrak]

Pasal 2

Tanggung Jawab Pihak Pertama

Pihak Pertama bertanggung jawab untuk:

- [Tanggung Jawab Pihak Pertama]

Pasal 3

Tanggung Jawab Pihak Kedua

Pihak Kedua bertanggung jawab untuk:

- [Tanggung Jawab Pihak Kedua]

Pasal 4

Durasi Kontrak

Kontrak ini berlaku mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir] dan dapat diperpanjang dengan persetujuan bersama dari kedua belah pihak.

Pasal 5

Harga dan Pembayaran

Harga untuk [Tujuan Kontrak] adalah sebesar [Jumlah Harga] yang akan dibayarkan oleh Pihak Kedua kepada Pihak Pertama dengan rincian sebagai berikut:

- [Rincian Pembayaran]

Pasal 6

Syarat dan Ketentuan

• Kedua belah pihak sepakat untuk memenuhi semua syarat dan ketentuan dalam kontrak ini.
• Jika salah satu pihak tidak dapat memenuhi syarat dan ketentuan, maka kontrak dapat dibatalkan oleh pihak yang terkena dampak.
• Segala perselisihan yang timbul dari kontrak ini akan diselesaikan secara musyawarah untuk mufakat.

Dengan ini, kedua belah pihak menyatakan setuju untuk memenuhi semua syarat dan ketentuan yang tercantum dalam kontrak ini.

 

Kamu juga bisa tiru beberapa contoh surat kontrak event organizer berikut untuk referensi lainnya:

1. Contoh Surat Kontrak Acara Workshop

Ketahui poin penting apa saja yang perlu dicantumkan dalam contoh surat kontrak event organizer untuk acara workshop.

Download

2. Contoh Surat Kontrak Event Organizer dengan Klien

Ini hanya contoh lain yang bisa menjadi gambaran dalam membuat surat kontrak dengan klien.

Download

2. Contoh Surat Kontrak Event Organizer dengan Artis

Jika acara kamu hendak mengundang artis atau tokoh publik sebagai pengisinya, gunakan contoh ini.

Download

Penutup

Kesimpulannya, dalam menjalankan bisnis event organizer jangan melupakan surat kontrak walaupun kamu sudah kenal dengan kliennya. Ini ketentuan wajib agar semua pihak mendapat perlindungan hukum.

Terakhir, bisnis event organizer kamu mungkin juga memerlukan vendor suvenir tas promosi. Jangan ragu hubungi OSCAS.CO.ID untuk mendapat penawaran harga terbaik.